Thuiswerken is door het coronavirus opeens het ‘nieuwe normaal’ geworden. Maar hoe ga je hier als directeur / manager mee om? Ook na Corona-beperkingen? Wat zijn de voor en nadelen en hoe manage je dit op een goede manier? Thuiswerken kan natuurlijk niet voor alle beroepen maar voor veel kantoorbanen blijkt het eenvoudig te kunnen. En met de digitale mogelijkheden van nu als Skype, Teams en Zoom lijkt het verrassend goed te gaan.

Voordelen

De medewerker heeft zijn voordelen doordat geen reistijd, meer vrije tijd oplevert. En hij/zij wordt minder gestoord in het werk door collega’s die even binnenlopen wat meer concentratietijd oplevert. Ook duren vergaderingen vaak korter zodat meer werktijd overblijft. En het kan positief werken in de werk/privé-balans.

Als werkgever heb je het voordeel dat je in principe, als er niet gereisd wordt, geen reiskostenvergoeding hoeft te betalen. Maar dit is peanuts. Je zou minder werkplekken kunnen hebben, minder kantoorruimte of zoals enkele bedrijven al hebben besloten, eigen kantoorruimte zelfs afschaffen en enkel enige vergaderlocaties behouden. Je hebt geen of minder kosten voor kantine & koffie en ook de vele vierkante meters parkeerruimte kunnen een andere invulling krijgen.

niet elke medewerker heeft een werkkamer

Nadelen

Niet elke medewerker heeft thuis de mogelijkheid van een eigen werkkamer. En werken vanuit de huiskamer of keuken waar ook andere gezinsleden rondlopen, kan meer verstorend werken dan de collega’s die binnenlopen. Ook blijkt het kantoor een belangrijke sociale functie te vervullen die bij volledig thuiswerken snel wordt gemist. Thuiswerken vraagt meer zelforganisatie en niet iedereen is hier goed in. Diegene die een pittige stressvolle baan hebben, kunnen de reistijd naar huis, dé manier vinden om het werk los te laten. Bij thuiswerken ontbreekt dat en lijkt het werken gewoon door te gaan. De vrijheid van werktijden, gebrek aan controle en het ontbreken van reistijd wekt bij sommige medewerkers een grotere prestatiedruk op, met de kans op burnout.

Als werkgever moet je wellicht extra investeringen doen in VPN servers, IT-beveiliging en apparatuur als laptops, beeldschermen en in sommige gevallen zelfs bureaustoelen.
Sommige managers hebben nog de gedachte dat medewerkers controle nodig hebben om voldoende uren te maken of hard te werken en ja, dat is lastig te controleren bij thuiswerken. De meeste managers weten intussen wel dat het gaat om de prestatie in kwaliteit en kwantiteit en niet om het aantal uren gewerkt, maar het resultaat van kantoorwerk is vaak niet eenvoudig meetbaar. Hoe weet je dan op tijd hoe het gaat met je afdeling, je project of je bedrijf?

Want dat weten is immers de basis voor het managen, bijsturen, ingrijpen. Je kunt toch niet alleen op vertrouwen sturen?
En als de medewerkers thuiswerken en zelfsturing toepassen, komt ook nog de discussie naar boven of we wel zoveel managers nodig hebben. En dat terwijl je als manager al zolang hard werkt voor je werkgever.

gezelligheid wordt veel gemist

Hoe manage je thuiswerken op een goede manier?

Of we nu kijken naar de huidige corona tijd, met beperkingen of erna, zonder beperkingen, ik verwacht dat thuiswerken meer normaal gaat worden.
Uit eigen ervaring en door voor en nadelen te vergelijken geloof ik dat een combi van thuis en kantoorwerken, de beste oplossing is. Niet door het op te leggen maar door thuiswerken toe te staan, wel onder enkele voorwaarden:

1. Thuiswerken is een mogelijkheid, geen recht

Hiermee kunnen medewerkers vrijwillig thuiswerken maar als je wilt vergaderen kan niemand zijn ‘thuiswerkdag’ opeisen. Bij een vergadering kom je gewoon naar kantoor. Dit vraagt enige flexibiliteit van de medewerker en wat meer planning van de werkgever.
Ook voorkom je hiermee de schijn dat b.v. kinderoppas gecombineerd zou kunnen worden met thuiswerken.
Ook kan het zijn dat voor sommigen thuiswerken wel kan en voor anderen niet. Als dat het geval is, maak dit dan vooraf duidelijk wie en waarom wel of niet. Voorkom hierbij dat het persoonlijk wordt want dat geeft altijd problemen.

2. Werktijden blijven werktijden.

In die zin dat je op kantoor vaak tussen 9.00 en 16.00 aanwezig moet zijn, dat geldt dan ook voor thuiswerkers. Wil je een wat langere lunchpauze, zet dat dan gewoon in je agenda. Hiermee voorkom je dat medewerkers voor collega’s niet bereikbaar zijn omdat ze ‘s avonds of ‘s nachts willen werken. Wil een medewerker een keer schuiven van middag naar avond, dan hoeft dat geen probleem te zijn, wel zichtbaar van te voren in de agenda graag.

3. Wees bereikbaar

Dat kan al gewoon via de mobiele telefoon. De medewerker is hier zelf verantwoordelijk voor. Doorschakelen van werktelefoon naar de mobiel is een mogelijkheid. Of vermeld je mobiele nummer als werknummer en zet het in een bericht op de voicemail van je vaste nummer. En ja, dit heeft ook nadelen dat je bereikbaar bent als je niet werkt, een oplossing kan dan een mobiel van het werk zijn.

4. Spreek af wat de medewerker doet of oplevert

Afhankelijk van de functie of rol die de medewerker heeft, kan dit belangrijk zijn of niet. Het schept in ieder geval duidelijkheid over verwachtingen tussen manager en medewerker. Veel medewerkers vinden die duidelijkheid ook fijn. En werk je met een duidelijke planning dan is natuurlijk bepalend of je die ook haalt.

5. Stel een maximum

Bijvoorbeeld maximaal 1 of 2 dagen/week. De digitale mogelijkheden lijken goed te werken, maar geven slechts een smal gedeelte van alle communicatie door. Was het geen 30% verbaal en 70% non-verbaal? En het sociale contact is belangrijk om onderling vertrouwen te geven, te delen of te ervaren. Niet alleen van manager naar medewerker maar ook medewerkers onderling. Je weet wat je aan elkaar hebt.
Als je met meerderen digitaal vergadert, is digitaal slechts één aan het woord. In fysieke vergadering communiceer je met z’n allen, zelfs diegene die niets zegt. En videobeelden zeggen lang niet alles. Door de hoeveelheid thuiswerken in te perken, hou je het sociale stuk op peil.

6. Maak thuiswerken zichtbaar in de agenda

Of maak op een andere manier aan collega’s en managers duidelijk waar je als medewerker wanneer bent. Twijfel of iemand wel of niet komt, heeft geen waarde.

7. Plan contact

Zeker als er wat meer wordt thuisgewerkt is het afspreken van een bepaald contactmoment tussen manager en medewerker zinvol. Het is én een sociaal moment én een moment van voortgang toetsen en eventuele belemmeringen oplossen. Door het te plannen kom je niet over als de politieagent die controleert of je wel werkt. Dat kan éénmaal per dag zijn maar ook éénmaal per week of twee weken.

8. Maak afspraken over kosten

Als thuiswerken vrijwillig is, zijn de extra te maken kosten voor de medewerker. Dus u hoeft geen internetvergoeding te geven, die hadden ze ook al zonder thuiswerken. Ook geen vergoeding mobiel omdat er nu zakelijk mee wordt gebeld. Had de medewerker een vaste desktop PC en is nu een laptop nodig, dan wilt u als werkgever dat liever zelf in de hand houden i.v.m. veiligheid van uw data. Vaak neem je als werkgever die kosten wel. Maar zorg voor het thuiswerken voor duidelijkheid. Daarin kunnen ook reiskostencompensatie besproken worden.

Vastleggen

Dit soort regels kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement van uw bedrijf. Uitzonderingen zijn natuurlijk mogelijk. Ieder bedrijf is immers uniek!

Formeel moet een thuiswerkplek voldoen aan alle arboregels al zijn ze wat soepeler dan voor de werkplek op kantoor. Als de werknemer vrijwillig thuiswerkt, bent u als werkgever daar bijvoorbeeld juridisch niet verantwoordelijk voor. Maar u mag er wel vragen over stellen en eventueel ondersteuning bieden. Een arbochecklist is een eenvoudig hulpmiddel.

En de rol van de Manager dan?

De rol van de manager verandert enigszins als medewerker thuiswerken. De manager zal meer vanuit vertrouwen moeten werken en de zelfsturing van de medewerker stimuleren, ontwikkelen. En al vragen veel medewerkers meer vrijheid, niet iedereen is content met de bijkomende verantwoordelijkheid. Controleer of die balans goed zit. Ook moet je als manager van controle op aanwezigheid naar controle op prestatie opschuiven. Al hebben veel managers deze stap al lang voor Corona gemaakt. Waar je op kantoor even langsloopt en een simpel oogcontact al voldoende zegt, wordt bij thuiswerken dat contact ook gewaardeerd, wel gepland graag.

De andere vraag is of Managers nog nodig zijn als medewerker meer thuiswerken en zelfsturing toepassen. Naar mijn mening veranderd de rol van de manager wel maar maakt het managers zeker niet overbodig. Als dat al het geval is, dan is het de vraag of dat ook al niet kon voor thuiswerken werd ingevoerd. Het is wel de vraag of iedere manager zich kan aanpassen aan de nieuwe rol. Als in de persoonlijkheid van de manager weinig vertrouwen zit, alles zelf willen beslissen, alles willen controleren wordt het moeilijk. Maar is hij/zij dan wel echte een manager?

De overgang van Corona naar normaal

Veel bedrijven zijn massaal met thuiswerken gestart toen het min of meer verplicht werd gesteld door onze minister president Mark Rutte. Dat ging ad-hoc, snelle beslissingen zijn genomen, zo nu en dan met technische hick-ups, maar het is in het algemeen goed gegaan. En al is nog niet duidelijk of en wanneer de beperkingen van Corona worden opgeheven, langzamerhand krijgt de versoepeling zijn ruimte en wordt ook werken op kantoor weer normaler. Bij sommige bedrijven kan iedereen werken ook op 1,5 meter afstand, andere bedrijven kunnen dat niet en is een mix van thuiswerken en op kantoor werken zelfs noodzakelijk. BookMyDesk is dan een handige app welke het plannen eenvoudiger maakt. Maar het wordt ook tijd om na te denken hoe u het thuiswerken wilt toestaan, welke voorwaarden u wilt stellen in ‘normale’ omstandigheden. Die overgang is nog niet zo eenvoudig te plannen en verschilt per bedrijf.

En nu dan?

De wet Flexibel Werken stimuleert weliswaar het thuiswerken maar geeft niet de verplichting van thuiswerken toe te staan. Wilt u onderzoeken hoe thuiswerken bij u goed geregeld kan worden of hoe u de overgang maakt van de noodzaak onder Corona naar normaal, neem gerust contact met mij op. Ook als u twijfelt of uw managers flexibel genoeg zijn hier goed mee om te gaan.