Britt Breure is de enige HR medewerker op het 500 medewerkers tellende AFAS software bedrijf. De processen en software zijn dusdanig ingericht dat dat kan. En als HR directeur heeft ze nog echt tijd voor de medewerkers wordt gezegd. Haar HR-FTE ratio is daarmee ontzettend hoog (466 in 2019) in vergelijking met het landelijk gemiddelde van 75 (1 FTE HR op 75 FTE personeel). Betekent digitalisering HR het einde van de HRM afdeling?

HR-FTE Ratio

De HR-FTE ratio kent normaal gesproken een spreiding in Nederland van ongeveer 40-100. En het gemiddelde (75) blijft al jaren ongeveer hetzelfde.  De spreiding wordt bepaald door een aantal bekende factoren zoals:

  • Sector: overheid scoort lager dan commerciële bedrijven maar ook onderwijs en zorg scoren hoog
  • Omvang: grotere bedrijven hebben meestal een hogere ratio (schaalvoordeel)
  • Dynamiek: sterke groei/verandering van het bedrijf of veel verloop/verzuim vraagt meer HR
  • Outsourcing: is Payroll en Recruitment ge-outsourced of intern?
  • Parttime percentage: parttimers drukken het FTE-getal terwijl per medewerker evenveel HR aandacht nodig is (zie je bv. bij callcenters).

Dat het anders kan, met veel minder HR bewijst AFAS dus wel. Waar normaal gesproken verzuim toeneemt bij een te hoge ratio door te weinig menselijke aandacht, is dit verzuim bij AFAS net juist erg laag (1,6%) en daarbij is de medewerker tevredenheid ook nog hoog.

(People) Management

Een groot verschil dat ik vaak zie tussen bedrijven is in hoeverre leidinggevenden ook people managers zijn.
Soms ligt dit vast in de structuur door naast projectmanagers lijnmanagers te hebben met sterk mensgerichtheid in hun portefeuille (vaak in matrix organisaties).
Soms worden people-skills simpelweg verwacht en dus worden managers er op geselecteerd.
En soms zit de mens-gerichtheid al vast in de cultuur en missie van het bedrijf.
Dit mensgericht zijn zie ik dan ook als belangrijk gegeven voor hoeveel HR nodig is in een organisatie. De leidinggevenden nemen een deel van de HR taken over.

Is de leiderschapsstijl (autoritair vs coachend) dan ook van grote invloed op de HR-FTE ratio? Of als bedrijven kiezen voor zelfsturing of zelforganisatie? Je verwacht het misschien wel maar toch heb ik daar geen bewijs voor kunnen vinden.

HR model Ulrich

Wel mede bepalend voor de ratio is de ruimte die HR krijgt voor strategische zaken en zaken als organisatieontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en verandermanagement. In het nieuwe model van Ulrich de Strategic Positioner en Change Champion. Daarom vind ik de oude term P&O voor Personeel & Organisatie ook mooier dan HRM want HRM gaat om mens én organisatie.

Zit je als bedrijf in een sterke dynamische markt (VUCA), dan zul je HRM zelfs op directie/board niveau nodig hebben omdat personeel sterk jouw nodige bedrijfs-wendbaarheid bepaald.

Digitalisering HR

Het grootste gedeelte van het werk van HR is traditioneel de administratieve afhandeling (60% van het werk). Het goed definiëren en het efficiënt maken van deze processen, kan heel wat winst opleveren. Dit komt ook mede omdat veel HR medewerkers niet direct procestijgers zijn. Ze zien het simpelweg niet. Verbeteren van deze processen is al een mooie 1e winstgevende stap.

Na standaardisatie en optimalisatie kunnen veel van deze processen geautomatiseerd worden. Zeker als je geen uitzonderingen op standaard afspraken/processen toestaat. En met invoering van MSS en ESS (Management/Employee Self Service) gaan een deel van deze administratieve taken van HR naar managers en medewerkers. Bedenk wel dat het verplaatsen van deze HR taken naar management op enige weerstand zal stuiten. Ook volledige uitbesteding van de HR administratie (BPO, Business Process Outsourcing) is mogelijk. Goed voor een lagere ratio dus.

Of het na automatisering of outsourcing ook goedkoper is, is niet zonder meer gezegd. Sommige HRM software of service systemen kennen wel een bijzondere hoge prijs per medewerker per jaar.

In de forecast 2019-2024 van HR systemen verwacht men overigens dat de sterke groei niet op het administratieve vlak maar op het talent-management vlak ligt. Hieronder vallen recruitment, opleiding, performance management, succession-planning en analytics. Bij de veeleisende en veranderende arbeidsmarkt moeten deze zaken wel up-to-date blijven. En dat gaat niet vanzelf, daar is HR voor nodig. Naast de HR administratie en talentmanagement bestaat HR werk nog steeds uit aandacht geven aan de medewerkers en managers. Ondersteunen van HR aan management bij de lastiger personeelszaken als conflicten en niet functionerende teams blijft ook nodig.

En de HR afdeling zelf dan?

Digitalisering HR biedt ook kansen

Bij veel bedrijven waar men nog niet is begonnen met het up-to-date maken van de HR afdeling liggen in optimalisering/digitalisering ook voor HR mooie kansen. Door met hetzelfde budget minder vervelende en repeterende administratieve taken te hoeven doen en tijd te krijgen voor meer uitdagender zaken als strategische ondersteuning, verandermanagement, analytics etc. Daarmee wint HR ook sterk in z’n toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Met een krappe arbeidsmarkt en een toenemende werknemersbehoefte op zaken als werk-privé balans, zingeving in het werk, werkplezier en carrièremogelijkheden bij young professionals valt zelfs iets te zeggen voor een lagere ratio. Dus meer HR, om talenten aan te trekken maar vooral om ze  te behouden.

Conclusie

Bij AFAS heeft men veel HR taken gedigitaliseerd en worden veel taken door managers zelf uitgevoerd. Maar ook bij AFAS is HR nog steeds nodig en nu vertegenwoordigd in de directie.

HR kun je niet in zijn geheel automatiseren. Daarvoor is een te groot gedeelte mensenwerk en is het vaak maatwerk. Het weten van jouw HR-FTE ratio is wellicht leuk als je het vergelijkt met je concurrenten of branchegenoten, maar alleen sturen op de ratio lijkt op tunnelvisie. Verloop en verzuimcijfers zijn dan wellicht een betere raadgever.
Het verbeteren van de administratieve processen kan echter wel een echte stap vooruit zijn. Ga je outsourcen of beginnen met HR digitalisering, hou dan wel de totale kosten in de gaten. Ik heb dan ook geen bewijzen kunnen vinden dat digitalisering van HR leidt tot minder FTE’s of minder HR kosten.

De belangrijkste vraag voor digitalisering HR is echter niet de ratio of de kosten. De belangrijkste vraag is: Wat is je visie op medewerkers is binnen je bedrijf? Waar sta je nu en waar wil je naar toe? Een afgeleide daarvan is je visie op HR. En dan komt ook de vraag hoe we dit kunnen we vormgeven middels digitalisering van HR.

Dus misschien zit de winst bij digitalisering van HR niet in de ratio of de kosten, maar dat jouw HR afdeling meer toegevoegde waarde gaat leveren voor jouw bedrijf.

Wil je ondersteuning bij je HR visie of wil je weten hoe HR er voor staat binnen jouw bedrijf? Wat er verbeterd kan worden aan HR processen, digitalisering of toegevoegde waarde? Neem dan geheel vrijblijvend eens contact op.