Recruitment is één van de onderdelen van HR dat sterk beïnvloed wordt door marktomstandigheden en dan specifiek de verhouding vraag en aanbod. Daarbij is recruitment een behoorlijk tijdsintensief proces en daarmee een duidelijke kostenpost. In een tijd waar digitalisering en optimalisatie van HR processen een trend is, wordt natuurlijk ook gekeken naar het recruitmentproces. Wat is de toekomst van Recruitment?

Zelf doen of uitbesteden?

Al sinds jaren kennen we de vraag of we recruitment zelf doen of uitbesteden. De keuze wordt vaak bepaald door twee zaken: als er duidelijk meer vraag dan aanbod is voor een bepaalde positie, kiezen we voor uitbesteden en ook als de rol sterker bepaald word door persoonlijkheid dan door ervaring kiezen we vaker voor externe hulp. Zoals bijvoorbeeld voor management posities. De andere kant is natuurlijk de relatief hoge kosten van 20-25% van een jaarsalaris voor een wervingsbureau. Kun en wil je dat betalen?

Actief of passief?

Waar recruitment vroeger vaak bestond uit het opstellen van een wervingsprofiel, deze plaatsen op eigen website en een vacaturesite en daarna afwachten, zien we tegenwoordig i.p.v. deze relatief passieve vorm, meer en meer actieve vormen waarbij employer branding centraal staat. Je bedrijf verkopen aan een brede toekomstige groep kandidaten, zonder een specifieke vacature centraal te stellen. We kopen dan tijd op hogescholen en universiteiten met lezingen en profileren onszelf op social media als bijzonder aantrekkelijke werkgever. Als HR afdeling stellen we de employee journey centraal, zorgen voor een betere onboarding en loopbaanbegeleiding en meten met HR analytics het aantal respondenten op een vacature, de medewerkertevredenheid, het ziekteverzuim en de retentie en vragen met die cijfers aandacht (lees tijd & geld) voor het verbeteren van de employee journey.  

Werkdruk en RPO

Daar waar je als HR Manager, Business Partner of Adviseur recruitment er naast doet, kan dit redelijk drukken op je beschikbare tijd. Je primaire taken komen dan al snel in de knel. Hoe hou je het werkbaar? Door een sterk wisselend aantal vacatures is het niet altijd aantrekkelijk een aparte recruiter aan te stellen. RPO, Recruitment Process Outsourcing, kan dan een oplossing zijn. Een persoon van ander bedrijf doet zich voor als eigen recruiter en neemt met name in de eerste fase het werk over (plaatsen vacature en eerste kandidaat selectie). Hiermee haal je flexibiliteit naar binnen doordat je alleen betaald naar het aantal vacatures/tijd besteed aan recruitment. Een aandachtspunt is daarbij hoe je de RPO recruiter betrekt bij jouw organisatie. Ik heb al recruiters gesproken die werven voor een locatie waar ze zelf nog nooit zijn geweest en waar ze 3 van de 4 vragen niet kunnen of mogen beantwoorden. Het is uiteraard de eerste selectie maar welke indruk geeft dat aan de potentiële kandidaat?

(On)Bereikhaarheid

In de uitdaging om die werkdruk te verminderen, zie ik ook een nieuwe methodiek en dat is onbereikbaarheid. Geen persoon, geen contactgegevens waarmee je kunt bellen of mailen bij vragen over de vacature of het proces. Een logische procesoptimalisatie want al die telefoontjes werken immers verstorend op je andere werkzaamheden. Zo kun je zelf kiezen wanneer je tijd maakt voor de vacature. Ik zie dit vooral bij grotere corporate organisaties maar ook bij kleine organisaties. Werving en selectiebureaus zijn daarentegen altijd bereikbaar al heeft soms email voorkeur boven bellen. Maar wat doet dat met de potentiële kandidaat? Maken we het de kandidaat moeilijker of gemakkelijker? Een antwoord ontvang je in 2 a 3 minuten terwijl een goede motivatiebrief en CV opstellen je een veelvoud aan tijd vraagt. Wat is belangrijker: goede kandidaten werven of je eigen tijd managen? Natuurlijk weet ik dat veel mensen ook bellen om zichzelf voor te sorteren, de persoonlijke relatie aan te gaan, goede indruk achter laten, voordat ze een brief schrijven. En ja, vanuit organisatieperspectief: wat kost dat aan tijd en wat levert het op?

Kwaliteit

Het aantal vragen dat je krijgt op een vacature en ook het aantal kandidaten, heeft een sterke relatie met de kwaliteit van de vacaturetekst. Hoe eenduidig is deze? Welke informatie biedt dit? Meer tijd in de vacaturetekst steken verdiend zich vaak terug. Je managed daarmee het aantal vragen/kandidaten sterk. Uiteraard is het moeilijk als het om een eenmalige of bijzondere vacature gaat maar zeker bij herhalende vacatures kun je je eigen werkdruk hiermee sturen. Denk niet teveel vanuit de voor jou bekende positie/persoon in het bedrijf maar vanuit alle mogelijke geïnteresseerde kandidaten. Wees duidelijk in je eisen en wensen. Wees concreet in de primaire taken en verantwoordelijkheden i.p.v. een lange lijst van neventaken op te sommen. Sommige bedrijven passen elke keer hun wervingstekst aan, aan de vragen die worden gesteld. En ja, die tijd verdiend zich terug.

Tools

In de digitaliseringstrend passen natuurlijk ook CV-scan tools voor recruitment. Helaas zie ik bijna nooit uitleg hoe je CV er dan uit moet zien voor het tool. Het is ook met Google niet te vinden. Daardoor weet je niet hoe je CV verwerkt wordt. En daar waar je het resultaat wel ziet, betekent dat meestal een uitgebreid knippen en plakken van je CV in het tool, want echt slim zijn de tools nog niet. Zo hebben ze vaak voorgeselecteerde keuzes waarin je bijvoorbeeld je eigen opleiding niet kwijt kunt. Kortom: je frustreert de kandidaat en maakt de drempel onnodig hoog. Vaak kun je ook geen aparte motivatie kwijt naast je CV. En het ergste is dan nog wel dat, als je na het schrijven van een goede motivatie, al het knip en plakwerk in het tool, anderhalf uur verder bent voordat je op Apply drukt, je binnen 2 minuten een afwijzing ontvangt, zonder enige toelichting waarom. En uiteraard is de recruiter onbereikbaar.

Feedback

Feedback geven aan afgewezen kandidaten kost tijd. Een algemene mail met “we hebben andere kandidaten die beter passen op het profiel” naar alle afwijzingen in de eerste ronde lijkt al gewoon te zijn geworden. Dat moet ook wel als je bijvoorbeeld meer dan 50 kandidaten hebt af te wijzen. Je zou je dan ook kunnen afvragen of je de vacaturetekst niet scherper kan. Gelukkig zijn er ook bedrijven die wel moeite nemen om je van persoonlijk feedback te voorzien. Dat is leerzaam voor de afgewezen kandidaat maar bovenal, dat is ook employer branding! En dus heb je ook als bedrijf baat bij goede feedback geven.

Wat is de toekomst van Recruitment ?

Recruitment moet volgens mij terug naar waar het om ging: de beste kandidaat vinden in de markt. Dat we daarbij kritisch kijken naar onze eigen processen en die willen optimaliseren is een goede stap zolang het maar geen doel op zich wordt of belangrijker dan het primaire doel. Daarbij zullen we ons wel actief moeten opstellen en kan Employer Branding niet achterwege blijven. Tooling kan ons prima ondersteunen in een overzicht van alle kandidaten, wie in welke fase zit en waar we de inzichten van verschillende interviewers bij elkaar voegen. De vraag ‘Hire by Attitude’ of ‘Hire by Resume?’ is iets wat per bedrijf en per vacature verschillend kan zijn. Als het alleen om ervaring gaat, kunnen automatische CV-scans helpen maar pas op voor vergissingen door tools. Recruitment blijft nu eenmaal mensenwerk, gelukkig maar zou ik zeggen.